Il Coronavirus cambierà l’aspetto e il funzionamento degli uffici per come li abbiamo conosciuti e frequentati sinora. Alcuni continueranno a lavorare parzialmente o esclusivamente da casa, ci saranno datori di lavoro che sceglieranno di ridimensionare i loro contratti d’affitto e cercheranno spazi flessibili per uffici piuttosto che contratti a lungo termine. Gli spazi di lavoro non saranno probabilmente mai più quelli di una volta, perché verranno preferiti agli ambienti comuni le aree private più igieniche e controllabili. I cambiamenti saranno rapidi e permanenti sia nel settore immobiliare commerciale che nella stessa cultura del lavoro d’ufficio. I rapporti del MIT di Boston e dell’Università di Chicago hanno previsto questo scenario, mentre ad oggi il 34 per cento degli americani è al lavoro da casa, in Italia secondo l’Osservatorio del Politecnico di Milano tra i 6 e gli 8 milioni di persone sono in smart working. Questi nuovi numeri rappresentano un movimento tellurico nell’organizzazione del lavoro. Prima della pandemia, il numero di persone che lavoravano regolarmente da casa rimaneva esiguo, solo il 4% circa della forza lavoro statunitense, un numero che in Italia si aggirava intorno alle 570mila unità. L’esplosione del lavoro da casa non sarà un fenomeno passeggero per lo studio del MIT e per vari motivi, le condizioni di emergenza hanno riguardato tutti dai manager agli impiegati, in futuro l’impatto economico della pandemia costringerà probabilmente molti datori di lavoro a razionalizzare i costi. Per le aziende ridurre i loro obblighi di affitto lasciando che le persone lavorino da casa è una soluzione meno dolorosa dei licenziamenti. Inoltre, la necessità di lavorare da casa a causa della pandemia ha anche fatto sì che molti datori di lavoro e dipendenti spendessero denaro in nuove tecnologie, come gli abbonamenti per le videoconferenze e le nuove attrezzature. Negli Stati Uniti anche i dipendenti stessi stanno spendendo per creare migliori uffici a casa, a livello culturale lo smart working ha anche aggiunto più umanità per cui può capitare che un bambino attraversi un video meeting, che si senta abbaiare un cane durante una telefonata e così via.
Ma soprattutto con il perdurare della crisi sanitaria gli spazi degli uffici dovranno essere modificati per far sì che i lavoratori si sentano al sicuro. Questo potrebbe significare anche cambiamenti negli orari d’apertura degli uffici. Per anni, la quantità di privacy assegnata a ogni persona che lavora in un ufficio è andata costantemente diminuendo, le aziende di ogni categoria hanno adottato sempre di più gli open space. In effetti, ciò significava un ufficio dall’aspetto moderno, dove si potevano vedere molti dei propri colleghi, ma dove c’era poca separazione tra colleghi. Prima dell’open space in America si usavano i cubicoli, da noi le stanze più o meno grandi, poi gradualmente separatori sempre più simili al modello americano, considerato l’inizio di quel modello che negli studi di design e architettura d’ufficio prendeva il nome di ‘densificazione’ dei luoghi di lavoro. Ora si sta pensando al contrario, alla creazione di modalità di distanza, più spazi privati o uffici personali per i singoli, e più distanza tra le scrivanie. Piuttosto che configurazioni di desk che si affacciano l’una di fronte all’altra o che sono proprio una accanto all’altra, ora si potrebbe essere posizionati alle spalle del collega, con più gradi di separazione. Una sala conferenze che normalmente può ospitare 10 persone potrebbe ora contenere solo cinque sedie. E all’orizzonte potrebbe anche esserci la reintroduzione di vari tipi di barriere tra le scrivanie per bloccare il passaggio dei germi. La società di servizi immobiliari commerciali Cushman & Wakefield sta testando un nuovo concetto di design chiamato “Six Feet Office”, e che da noi coincide esattamente con quel metro e ottanta considerato dall’OMS la distanza di sicurezza ideale, in cui mostra visivamente un vero e proprio percorso nel traffico pedonale nell’ufficio. Maggiore importanza avranno le azioni che i facility manager intraprenderanno per deviare i punti di congestione e pulire gli uffici, individuando in tandem con altri gruppi specializzati i sistemi di pulizia e ventilazione, e per creare linee guida e protocolli con i property manager degli stabili. Questo sforzo potrebbe includere tutto, dai sistemi di filtraggio dell’aria ai detergenti più efficaci. Ogni superficie – comprese le maniglie delle porte, gli interruttori delle luci, i piani di lavoro, i pulsanti delle stampanti, le apparecchiature video, le macchine del caffè e molte altre – dovrà essere trattata. Questo cambiamento potrebbe includere l’aggiunta di migliorie come infissi in rame, tessuti che trattengono meno germi e possono essere puliti più facilmente, più spazio nei bagni, così come una maggiore attenzione ai liquidi. Alcune aziende potrebbero anche utilizzare l’illuminazione a raggi ultravioletti per disinfettare gli uffici di notte o le sale riunioni tra un utilizzo e l’altro, seguendo una pratica sempre più diffusa negli ospedali.
Anche l’automazione e la tecnologia vocale potrebbero svolgere un ruolo importante. Una piattaforma come Amazon Alexa for Business, ad esempio, potrebbe eliminare la necessità di premere fisicamente un pulsante o di toccare una superficie in un ufficio. Inevitabilmente, il modo più conseguente per prevenire rischi in un ufficio potrebbe essere quello di limitare il numero di persone che possono entrare contemporaneamente. Le aziende potrebbero voler far entrare alcuni team in determinati orari per ridurre la congestione. Il processo iniziale per riportare i dipendenti al lavoro sarà probabilmente scaglionato. Secondo lo studio Six Feet Office minore spazio porterà dunque a implementare il lavoro da remoto, oppure alla ricerca per le società di spazi più ampi per aderire ai protocolli di sicurezza in modo che le persone che vi lavorano non siano più stipate come una volta. Gli esperti dicono che ci sarà certamente un’accelerazione delle tendenze esistenti nel settore immobiliare per uffici, compresa la revisione dei tradizionali contratti d’affitto decennali per quelli più brevi o per spazi flessibili. Gli spazi con più aree private che potenzialmente limitano la diffusione dei germi, ad esempio, diventeranno più popolari. E mentre le sale riunioni saranno ancora importanti, le aziende probabilmente riconsidereranno i tipi di sale riunioni che desiderano (e, in primo luogo, si chiederanno se una riunione è necessaria o meno). Questi nuovi tipi di sale riunioni saranno orientati verso progetti di gruppo e collaborazione.
Il coworking non è condannato, ma è destinato a cambiare, prima della crisi, molte grandi aziende sfruttavano sempre di più le condizioni flessibili degli spazi di coworking piuttosto che impegnarsi in contratti di locazione a lungo termine. È probabile che questo continui, forse anche più rapidamente. L’incertezza che il coronavirus porta con sé potrebbe indurre un numero sempre maggiore di aziende a cercare spazi flessibili in grado di adattarsi a rapidi cambiamenti delle loro esigenze. Gli spazi di coworking possono anche fornire ambienti di ufficio per i nuovi lavoratori che scelgono di lavorare al di fuori dell’ufficio in smart working. Le aziende italiane stanno preparando gli ambienti nuovi per chi torna al lavoro in ufficio dopo il coronavirus, lo spazio avrà un aspetto diverso e sarà funzionale per un futuro diverso, nel quale il tema sicurezza molto più che in passato diventerà un fattore determinante.